年鉴条目是年鉴的基本单元和主要表现形式，其质量状况是评价年鉴质量的主要依据。要使年鉴成为一流的精神产品，必须精心撰写条目。
一、选材是撰写条目的前提和基础
选材是否充分恰当，直接影响条目的质量。立足于为今天的读者提供资料，为未来的读者提供史料。
一要抓大事、要事。以一个地方性综合年鉴来讲，大体应包括如下一些内容：全市性的重大活动、重大决策、重要会议、重要人物活动、重要外事往来、各行各业的重大成就、重要措施的实施、工作中的重大失误等。年鉴条目应反映具有重大影响的事件和活动，做到大事不漏，小事不收，不要事无巨细，不加辨别。
二要抓新事、特事。有的新生事物，孤立看也许并不重要，但是它们预示着一项新事业，这类事虽小犹大。如某地有个农民承包废窑坑搞立体农业，农民承包土地，并不是什么新鲜事，但他承包的是废窑坑，又是挖塘养鱼，塘上造田，利用生物链搞现代立体种植业、养殖业，这在当前耕地日益减少，人均消费量日益增加的情况下，应该说是有价值的一件事，应考虑立条。
三要抓点面结合。如果撰写综合性条目，既要注意搜集和选择反映该领域全面、系统的材料，又要注意搜集和选择重大事件、重大成果等方面的材料，点面结合。如果撰写专题性条目，也要尽量将网撒开，多搜集、多比较，以加深记述深度、广度。
“台上一分钟，台下十年功”。选材首先是要有“材”可“选”。因此，平时要注意积累材料。既重视大众媒体传播的信息，又重视有关领域内部的信息，如会议、文件、总结报告等方面的信息。及时采集，及时制卡，及时剪贴，科学分类，建立相应资料库。当然还要遵守保密原则。
二、条目撰写的方法和手段
撰写条目，不仅应注意条目的选材，条目所蕴含的要素和侧重点，还应注意表述的方法和手段。年鉴条目有其独具一格的写作形式，这是由其资料性工具书的性质所决定的。
文体 记事、记物、记人，用记叙文体。对事实和知识作介绍、解释，用说明文体。不描写，不抒情，不议论。年鉴条目的内容，一般应具备6个要素，即：什么时间、什么地点、什么事情、什么人、什么原因、什么结果。
行文 力求简洁流畅，不讲空话、套话，不过分渲染，不要公文腔、口号式。它既不同于新闻、文艺作品，也不同于总结报告和政论文章，它不能用使新闻增色的导语；不能象文艺作品那样去描写抒情，去渲染气氛，用曲折委婉的情节引人入胜；也不能如政论和总结报告那样去阐发观点，议论风生。只需把事情发生、发展的来龙去脉交代清楚即可。用事实体现观点，让读者自己去下结论。
年鉴对事、物、人的记载，不能认为它们只是一堆干巴、死板、平淡、冗长的材料和数据，不能把它与讲究写作技巧相对立。必须发挥各自长处，运用点面结合、科学对比、计数析理等各种手法，使条目写得各有风采。也许有人认为一个条目只有几百字，上千字，写起来容易，用不到化什么力气。其实难在求短。要写好一条条目，也并非是件容易的事情。
文字 惜墨如金，文约事丰，挤干一切水分，朴实、庄重、简炼、严谨的语言风格，向读者提供高浓缩的信息结晶。
三、各类条目的撰写要求
条目有几类，从内容上看有综合性条目与专题性条目的不同；从篇幅上分，有大、中、小之别，大条目1000字左右，中条目500字左右，小条目300字左右；从时间上说，还有常规条目（固定设置，每年更换内容，以保持年鉴的连续性）和机动性条目（每年更换选题）的差异。下面着重对综合条目和专题条目的撰写要求作些介绍。
综合性条目 是对某一领域、学科、事业的进展、特点作综合性介绍，一般列于专题性条目之前，承担对全局或对某一领域全貌的综合记述任务。编撰综合性的条目，一定要在全面和概括上做文章，重在记述事物发展变化的全貌，包括基本情况、主要成绩、总体特点、典型材料和存在不足之处。从有些单位所编年鉴中的综合性条目来看，主要缺点，一是写得比较具体琐碎，缺乏必要的概括，同专题性条目容易重复；二是比较空洞，缺乏必要的综合统计，缺乏应有的信息价值。编撰综合性条目，既要全面综合，又要突出典型；三是对存在的问题言之甚少，不利于年鉴功能的充分发挥。
样条：
【教育事业在治理整顿中稳步发展】 1991年中国教育事业在治理整顿中稳步发展，教育改革在许多方面都进行了积极的探索，并取得了明显的成效。
1990年，国家在财力紧张的情况下，增加了对教育的拨款，财政预算外的教育资金有了较大增长，多渠道筹措教育经费的体制，正在逐步确立，各地在社会各界的大力支持下，使办学条件进一步得到改善，农村学校危房面积明显减少。
在提高教学质量，加强教育同生产劳动相结合及开展教育科学研究等方面，都取得重大进展，各地在整顿办学秩序和制止乱收费现象等方面，也取得了明显成绩。
教育事业开始转入持续稳定、协调发展的轨道。初等教育的普及工作进展较快；职业技术教育有较大发展；中等教育内部结构进一步趋向合理；普通高等教育经过治理整顿，趋于稳步增长；科学研究取得了显著成绩；扫盲、农民实用技术培训、职工岗位培训广泛发展，正在成为成人教育的工作重点。
基础教育继续贯彻《义务教育法》，义务教育的普及程度进一步提高。1990年全国小学学龄儿童入学率达到97.8%，比上年提高30.4%；普及初等教育验收合格的县达到1459个，占全国总县数的76%，比上年增加70个县；小学在校学生约12242万人；小学毕业生升学率达到74.6%，比上年提高3.1%；初中在校学生3869万人；社会普遍关注的中小学生流失现象得到了有效制止，流失人数明显减少，流失率大幅度下降。全国中小学流失学生492万人，比上年减少228万人，流失率为2.9%，比上年下降1.3%。全国中小学校舍危房面积比上年减少了800万平方米，危房比例由上年的4.44%下降到3.07%。幼儿教育继续发展。1990全国幼儿在园人数达到1972万人，比上年增加124万人。盲聋哑、弱智儿童等特殊教育进一步受到关心和重视，全国新增特殊学校84所，在校学生7万多人，比上年增加12.5%。
中等职业技术教育稳步发展，结构进一步得到调整，农村职业教育招生制度改革取得实效。1990年各类中等职业技术学校在校学生604.8万人（比上年增加73万人），占整个高中阶段在校生的比重为45.7%，比上年提高1%。农业中等职业教育学校招生人数增加，农业中专和农村职业中学招生57万人，比上年增加近2万人。全国农村有3千多个乡实施燎原计划，分布在800多个县里，推动了教育同科学技术、农业的结合和协调发展。
普通高等教育规模得到有效控制，内部科类专业结构调整取得新的进展。普通高等学校严格按计划招生，杜绝了计划外超招现象。有18所办学条件末达到国家规定标准的院校暂停了招生，有80个长线专业、205个专业点暂停或减少了招生，社会急需的专业有所加强。1991年普通高等学校招收本、专科学生60.9万人，比上年增长2%；在校学生206.3万人，下降0.9%。全国招收研究生近3万人，比上年增长3.9%；在校研究生9.3万人，下降8.2%。
成人教育治理整顿取得进展，乱办学、乱收费、乱发文凭的现象基本得到制止，新生素质有所提高，技术培训规模扩大，参加自学考试人数增加，扫盲工作成绩显著，成人高等学校加强了联合办学。成人技术培训为适应经济发展的需要，调整培训内容，加强实用技术的推广应用，极大地调动了广大职工和农民接受技术培训的积极性。1990年成年人高等学校招收本、专科学生49.2万人，在校学生167万人，比上年下降4%；成人中等专业学校在校学生158.8万人，比上年下降6.9%；成人技术培训学校在校学生1282万人，比上年增长1.1%；成人中、小学生在校学生2370万人，比上年增长15.7%；扫除文盲399万人，比上年多扫除近200万人。
师范教育继续得到加强，1990年高、中等师范学校输送毕业生约43万人，使中小学教师得到充实，专任教师学历合格人数有所增加。全国教师队伍已达到1077万人。教师学历达标率小学为74%，初中为47%，高中为46%。
上面的这则综合性条目，从教育经费、教学条件、教育质量、办学秩序等方面及普教、高教、扫盲、特殊教育、职业教育、成人教育和师范教育等领域进行了概括记述，使人看到了我国1991年教育事业在治理整顿中稳步发展的步伐与趋势，办学不从实际出发，不按比例盲目发展，中小学生流失，校舍危房面积较多等问题，正逐步得到解决，颇有说服力。
专题性条目 主要介绍重大事件、成果、活动等内容，记载上年度事、物、人。原则上是一事一条。它在年鉴中所占篇幅最大，数量最多。在撰写各类专题条目时，应先交代事件发生的时间、地点，再写事件的主要内容及特点，然后简述其意义、影响。注意避免叙述一般过程，并作预测或展望。
现列举一些专题条目的基本要素和样条，分重大活动类、会议类、机构类、科研成果类、工程类、竞赛类、事故类、人物类，供撰写时参考：
重大活动类条目的基本要素：时间、地点、名称、举办单位、主要参加者、内容、结果。突出重点：活动中心内容、特点、结果。注意避免就事论事、罗列出席人员、抄录领导讲话和偏重气氛描写等。
样条：
【学习陶行知活动】 1990年是人民教育家陶行知诞辰99周年，上海教育系统广泛开展了学习活动。
学习宣传活动形式多样 市教育局编辑录制了《学习陶行知系列讲座》录像片，编印了《学习伟大的人民教育家陶行知》专辑。各区县教育局举办了学习陶行知培训班、讲座，组织了陶行知所作歌曲、诗歌的演唱和朗诵。10月初至12月中旬，参观陶行知纪念馆的教师和师范生达2.4万人次。联系实际学习陶行知 师德教育是学习陶行知的重点，市教育局作出《关于本市普教系统从严治教、廉洁从教的几项规定》。各区县都把学习陶行知与师德教育相结合，与纠正不正之风相结合，对提高师德起了积极作用。南市区的不少学校组织了“学习陶行知的师德”和“因为我是人民教师”等专题讨论。对青年教师的帮助很大，闵行中心小学全体党员干部为弘扬陶行知的奉献精神，主动为病假或事假的教师代课，不计报酬。
会议类条目的基本要素：记述时间、地点、名称、主办单位、规模、参加人数、中心议题等外，重点记有现实意义或历史价值的东西，如新理论、新政策、新方案等，要抓住中心议题，避虚就实，记实质性效果。避免只注重日程安排、会场气氛、罗列领导人名单、领导接见、大量抄录领导人讲话，对层次较低、无资料价值、无指导意义的会议不必立条。
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